Política de Tratamiento de Datos Personales

Alex David López Jaramillo, persona natural que opera la marca comercial Data Smart (en adelante “Data Smart”, “el Responsable”, “nosotros”), reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus usuarios, clientes, proveedores, empleados y de los terceros con quienes se relaciona. La presente Política regula la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la supresión de los datos personales tratados por el Responsable.

Dar cumplimiento a la normativa colombiana de protección de datos personales y garantizar a los titulares el ejercicio efectivo de sus derechos, definiendo los lineamientos, principios y procedimientos que el Responsable aplica al Tratamiento de datos personales.

Esta Política aplica a todo el Tratamiento de datos personales realizado por Data Smart, incluidos los datos recolectados a través de su sitio web, sus plataformas y productos de software (entre ellos su plataforma de mensajería y atención por WhatsApp), y cualquier otro canal físico o digital dispuesto por el Responsable.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado del Tratamiento: persona que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento; para efectos de esta Política, Alex David López Jaramillo.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

El Tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, consagrados en la Ley 1581 de 2012.

• Nombre: Alex David López Jaramillo
• Marca comercial: Data Smart
• Domicilio: Cll 36A # 58-77, Bello, Antioquia, Colombia
• Correo electrónico: info@datasmart.com.co
• Teléfono / WhatsApp: +57 320 720 1544
• Sitio web: https://www.datasmart.com.co

La recolección y el Tratamiento de los datos personales requieren la autorización previa, expresa e informada del Titular. Dicha autorización puede obtenerse por medios físicos o electrónicos y se entiende otorgada, entre otros, cuando el Titular inicia o continúa una conversación por los canales de mensajería de el Responsable o de sus clientes que usan la plataforma de Data Smart, o cuando diligencia formularios y suministra sus datos voluntariamente.

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• Prestar, operar y mejorar los productos y servicios de Data Smart, incluida la plataforma de mensajería y atención al cliente por WhatsApp.
• Gestionar las conversaciones, solicitudes, cotizaciones, agenda de servicios y soporte entre los negocios que usan la plataforma y sus propios clientes.
• Asignar conversaciones a agentes, hacer seguimiento de tiempos de respuesta y generar reportes e indicadores de gestión.
• Enviar comunicaciones transaccionales e informativas relacionadas con el servicio.
• Cumplir obligaciones legales, contables y contractuales, y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Prevenir fraude, garantizar la seguridad de la información y proteger los sistemas.

Uso de inteligencia artificial: la plataforma puede emplear modelos de inteligencia artificial para sugerir respuestas, clasificar mensajes o resumir conversaciones en tiempo real, con el único fin de asistir la atención. El contenido de las conversaciones de WhatsApp no se utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial de terceros.

El Titular no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles. Cuando el Responsable trate este tipo de datos, lo hará únicamente con autorización explícita del Titular, salvo las excepciones legales, adoptando medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.

El Tratamiento de datos de menores de edad se realiza respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y siempre que corresponda a datos de naturaleza pública o cuente con la autorización del representante legal del menor.

Como Titular de datos personales usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

El Titular o sus causahabientes pueden ejercer sus derechos enviando una solicitud a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: info@datasmart.com.co
• Teléfono / WhatsApp: +57 320 720 1544

Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, de conformidad con la Ley 1581 de 2012. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dichos términos, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá.

Para prestar el servicio, el Responsable se apoya en proveedores tecnológicos (Encargados del Tratamiento) que pueden estar ubicados fuera de Colombia, entre ellos servicios de mensajería (Meta Platforms / WhatsApp), infraestructura y bases de datos (Supabase), almacenamiento de archivos y red (Cloudflare), alojamiento de aplicaciones (Vercel) y modelos de inteligencia artificial (Anthropic). Estas transferencias y transmisiones internacionales se realizan bajo estándares adecuados de seguridad y con el compromiso de tratar los datos conforme a las finalidades autorizadas y a la normativa aplicable.

El Responsable adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, incluyendo control de acceso por roles, cifrado de credenciales sensibles y aislamiento de la información por cliente.

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables y contractuales aplicables. Una vez cumplidos dichos fines y plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados.

El Responsable puede modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios se publicarán en esta página con su respectiva fecha de vigencia. Cuando el cambio sea sustancial y afecte las finalidades del Tratamiento, se comunicará a los Titulares por un medio razonable.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de junio de 2026. Las bases de datos administradas por el Responsable se conservarán durante el tiempo requerido por las finalidades y las disposiciones legales aplicables.